Các quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ địa chính (phần 2)

18/07/2019 08:56 Số lượt xem: 150

Pháp luật hiện hành về lưu trữ hồ sơ địa chính. Do đặc điểm là hồ sơ địa chính thường xuyên được chỉnh lý, cập nhật và sử dụng nên việc phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính được quy định khá chặt chẽ. Về lưu trữ hồ sơ địa chính hiện được quy định tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính và Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT về xây dựng quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai, cụ thể:

Về phân cấp quản lý hồ sơ địa chính

Đối với quản lý hồ sơ địa chính dạng số: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ; Đối với huyện, quận, xã, thành phố thuộc tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc TW thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.

Đối với hồ sơ địa chính dạng giấy:Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh quản lý các tài liệu gồm: Bản lưu GCN; sổ cấp GCN đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai; Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp GCN; Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền; Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai.

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện quản lý các tài liệu: Bản lưu GCN; sổ cấp GCN đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam; Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai; Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp GCN; Sổ địa chính được lập cho các đối tượng thuộc thẩm quyền đăng ký và sổ mục kê đất đai đang sử dụng trong quản lý đất đai đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.

UBND cấp xã (trực tiếp là công chức địa chính) quản lý bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp GCN quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại UBND cấp xã.

Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, UBND cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo phân cấp.

Về bảo quản hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính dạng số được quản lý, bảo đảm an toàn cùng với việc quản lý bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

Đối với hồ sơ địa chính dạng giấy được phân nhóm tài liệu để bảo quản bao gồm: Bản đồ địa chính; bản trích đo địa chính thửa đất; tài liệu đo đạc khác sử dụng để đăng ký đất đai; Bản lưu GCN; Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp GCN; Các tài liệu khác.

Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu; số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước ngày Thông tư số 24/2014/TT-BNV có hiệu lực thi hành.

Việc quản lý, bảo đảm an toàn cho hồ sơ địa chính dạng giấy và thiết bị nhớ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.

Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định tại Khoản 3 Điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT và Thông tư 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trường, như sau:

Bảo quản vĩnh viễn đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập bao gồm: Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp GCN, bản lưu GCN; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất….;

Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp GCN; thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

Khai thác sử dụng thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính được quy định tại Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT ngày 30/6/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về xây dựng quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai, cụ thể là:

Các hình thức khai thác sử dụng. Qua mạng internet, cổng thông tin đất đai, dịch vụ tin nhắn SMS.Tổ chức, cá nhân khi khai thác dữ liệu đất đai trên mạng internet, cổng thông tin đất đai phải đăng ký và được cấp quyền truy cập, khai thác dữ liệu từ hệ thống thông tin đất đai. Tổ chức, cá nhân được cấp quyền truy cập có trách nhiệm: truy cập đúng địa chỉ, mã khóa, không được làm lộ địa chỉ, mã khóa truy cập đã được cấp; khai thác dữ liệu trong phạm vi được cấp, sử dụng đúng mục đích, không xâm nhập trái phép cơ sở dữ liệu đất đai; quản lý nội dung các dữ liệu đã khai thác, không cung cấp cho tổ chức, cá nhân khác trừ trường hợp đã được thỏa thuận, cho phép bằng văn bản của cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai; không được thay đổi, xóa, hủy, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ dữ liệu…

Qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản tại cơ quan có thẩm quyền cung cấp dữ liệu đất đai. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác dữ liệu đất đai nộp phiếu yêu cầu hoặc gửi văn bản yêu cầu cho các cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT.

Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai. Ở Trung ương là Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai thuộc Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường. Ở địa phương là Văn phòng đăng ký đất đai. Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã có trách nhiệm cung cấp dữ liệu đất đai từ hồ sơ địa chính theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai có trách nhiệm: Khi nhận được phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu hợp lệ của tổ chức, cá nhân, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện việc cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác dữ liệu. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do; Bảo đảm cho tổ chức, cá nhân truy cập thuận tiện, có công cụ tìm kiếm dữ liệu dễ sử dụng và cho kết quả đúng nội dung cần tìm kiếm; Bảo đảm khuôn dạng dữ liệu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để dễ dàng tải xuống, hiển thị nhanh chóng và in ấn bằng các phương tiện điện tử phổ biến;

- Hỗ trợ tổ chức, cá nhân truy cập hệ thống thông tin đất đai; Bảo đảm tính chính xác, thống nhất về nội dung, cập nhật thường xuyên và kịp thời của dữ liệu trong hệ thống thông tin đất đai; Quy định rõ thời hạn tồn tại trực tuyến của từng loại thông tin; Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Phí và chi phí phải trả cho việc cung cấp dữ liệu đất đai bao gồm các khoản: Phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai; Chi phí in ấn, sao chụp hồ sơ, tài liệu; Chi phí gửi tài liệu (nếu có).Việc khai thác thông tin đất đai phải trả phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp sau đây: Danh mục dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu đất đai; Thông tin về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt; Khung giá đất, bảng giá đất đã công bố; Thông tin về các thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai; Các văn bản quy phạm pháp luật về đất đai. Trường hợp cung cấp dữ liệu đất đai để phục vụ cho các mục đích quốc phòng và an ninh, phục vụ yêu cầu trực tiếp của lãnh đạo Đảng và Nhà nước hoặc trong tình trạng khẩn cấp, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, không thu phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai. Bộ Tài nguyên và Môi trường, cơ quan tài nguyên và môi trường ở địa phương, UBND các cấp được cung cấp dữ liệu đất đai không phải trả phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đất đai.

Thủ tục cung cấp thông tin đất đai. Việc nộp văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện theo một trong các phương thức sau: nộp trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai; Gửi qua đường công văn, fax, bưu điện; Gửi qua thư điện tử hoặc qua cổng thông tin đất đai.

- Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo nghĩa vụ tài chính cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân biết.

- Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu.

Thời hạn cung cấp thông tin đất đai: Trường hợp nhận được yêu cầu trước 15 giờ thì phải cung cấp ngay trong ngày; trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo; Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng.

Ngọc Mai

Thống kê truy cập

Trực tuyến : 4970

Đã truy cập : 43497405