Các quy định, hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ ngành Kho bạc

26/08/2019 15:23 Số lượt xem: 123

Hệ thống các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ ngành Kho bạc

- Luật Lưu trữ năm 2011

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thời hạn vải quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính.

- Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 22/9/2014 của Kho bạc nhà nước về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Nội dung cụ thể

* Luật Lưu trữ năm 2011

Điều 16, Điều 17 của Luật Lưu trữ quy định việc xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu như sau:

- “Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp; được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin, sử liệu học và phải được căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như: Nội dung của tài liệu; Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; Hình thức của tài liệu và Tình trạng vật lý của tài liệu”.

- “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

+ Tài liệu bảo quản có thời hạn có những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm, gồm cá mức 20 năm, 15 năm, 10 năm, 5 năm.

+ Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời gian bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

* Thông tư số 09/2011/TT-BNV

- Về thời điểm tính thời hạn bảo quản đã được xác định rõ “Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc”;

- Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản bằng mức năm cụ thể;

- Thành phần tài liệu được tách thành các nhóm nhỏ, dễ dàng xác định giá trị tài liệu;

- Nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở tất cả các cơ quan, tổ chức được xác định mức thời hạn bảo quản cụ thể, thuận lợi trong việc xác định giá trị tài liệu.

* Thông tư số 155/2013/TT-BTC và Quyết định số 768/QĐ-KBNN

Thông tư số 155/2013/TT-BTC là bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu “đồ sộ” nhất gồm 725 nhóm hồ sơ, tài liệu, trong đó từ hồ sơ 513 - 598 là những hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực kho bạc Nhà nước. Trên cơ sở quy định của pháp luật, Kho bạc Nhà nước đã ban hành Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 22/9/2014 về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước, qua đó quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của tất cả các đơn vị trong hệ thống Kho bạc Nhà nước từ TƯ đến địa phương.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hệ thống Kho bạc Nhà nước dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của hệ thống Kho bạc Nhà nước. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 22/9/2014 của Kho bạc Nhà nước.

- Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử; nếu cần có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.

- Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

Các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện căn cứ vào Quyết định này để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực và các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ. Trường hợp thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Quyết định số 768/QĐ-KBNN thì các đơn vị có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Quyết định này được áp dụng cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu giấy; hồ sơ, tài liệu điện tử và hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, được hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Các đơn vị Kho bạc Nhà nước không được hủy hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi hồ sơ, tài liệu đó được số hóa.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, khi xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu, các đơn vị thuộc Kho bạc nhà nước tỉnh Bắc Ninh cần thực hiện các nội dung sau:

Thứ nhất, căn cứ vào các bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Trên cơ sở các quy định của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Ninh đã tổng hợp, rà soát các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan để ban hành Quyết định số 442/QĐ-KBNN ngày 05/8/2016 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước Bắc Ninh; đồng thời xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu của cơ quan không được thấp hơn mức quy định tại các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước.

Thứ hai, căn cứ vào ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và các Kho bạc Nhà nước huyện, thị xã, thành phố

Trong thực tế hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước Bắc Ninh vẫn còn những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản tại Quyết định số 768/QĐ-KBNN và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Kho bạc Nhà nước Bắc Ninh. Theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV, cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định. Tuy nhiên, việc xác định thời hạn bảo quản cho những hồ sơ, tài liệu này chủ yếu dựa vào cảm tính của người trực tiếp giải quyết công việc hoặc của người làm lưu trữ trong mỗi cơ quan. Theo quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ, mỗi cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Hội đồng có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm lãnh đạo cơ quan, chuyên gia về lĩnh vực chuyên môn sản sinh ra tài liệu và cán bộ lưu trữ của cơ quan. Theo đó thành phần Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị.

Việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan là hết sức cần thiết. Bởi vì, có như vậy, hồ sơ tài liệu mới được xác định giá trị chính xác, không chủ quan, cảm tính; tạo điều kiện thuận lợi cho việc rà soát, lựa chọn và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Đồng thời cũng xem xét loại ra khỏi những hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy nhằm giải phóng kho tàng, trang thiết bị, tiết kiệm được chi phí, bảo quản và phát huy tốt giá trị của hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc.

Ngọc Mai

Thống kê truy cập

Trực tuyến : 5043

Đã truy cập : 43497454