Thực trạng tài liệu lưu trữ trước năm 1975 tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh – Một số đề xuất

18/07/2019 09:11 Số lượt xem: 113

Ngày 01 tháng 01 năm 1997 tỉnh Bắc Ninh được tái lập và bộ máy hành chính các cấp đi vào hoạt động. Ngày 14 tháng 11/1998, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 95/QĐ-UB  về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh. Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ngày 30/7/2008, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 993/QĐ-UBND về việc chuyển giao Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về Sở Nội vụ quản lý.

Ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV  hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 129/2010/QĐ-UBND ngày 03/11/2010 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh trên cơ sở hợp nhất nguyên trạng Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang bảo quản 24 phông, tương đương hơn 200 mét giá, thời gian lâu nhất của tài liệu từ năm 1947, gồm 1562 hộp, 12.013 hồ sơ, 75.7712 trang văn bản, cụ thể như sau:

 

STT

Tên cơ quan

Số hộp

Số hồ sơ

Số trang

1

Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh

154

754

98.913

2

Đoàn Đại biểu quốc hội - Hội đồng nhân dân tỉnh

16

81

8.172

3

Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh

336

2.040

280.490

4

Ban Quản lý các khu công nghiệp

96

236

7.992

5

Sở Tư pháp

190

4.511

64.692

6

Sở Giao thông, Vận tải

190

1.022

68.337

7

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

27

84

19.884

8

Sở Khoa học và Công nghệ

7

96

226

9

Sở Thể dục thể thao

9

20

1.363

10

Sở Văn hóa thông tin

9

27

2.523

11

Cục Thuế tỉnh

14

133

8.949

12

Bảo hiểm Xã hội tỉnh

39

216

11.340

13

Sở Kế hoạch và Đầu tư

123

388

79.942

14

Sở Công thương

08

24

3.448

15

Sở Nội vụ

24

148

10.945

16

Hội Người mù

07

17

1.527

17

Điện lực Bắc Ninh

2

18

630

18

Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

2

10

385

19

Sở Xây dựng

03

03

548

20

Sở Ngoại vụ

01

06

480

21

Ủy ban hành chính Hà Bắc

11

82

5.600

22

Ủy ban hành chính Bắc Ninh cũ

253

1.736

69.440

23

Chi cục Bảo vệ thực vật

09

45

3.600

24

Ngân hàng nhà nước

32

318

8.268

Tổng số

1.562

12.013

75.7712

Quản lý, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh

Hàng năm, công tác thu thập, bảo quản và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quan tâm,. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật khi tiến hành chia tách đơn vị hành chính thì tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh sẽ được giữ lại đơn vị hành chính tiếp nhận trụ sở cũ. Vì vậy, phần lớn tài liệu có thời gian trước năm 1997 được giữ lại tỉnh Bắc Giang, một phần tài liệu được thu thập, sưu tầm và đưa vào lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh hình thành Phông Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Ninh cũ.

Phông Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Ninh (1947-1963) gồm 32 mét giá. Đây là những hồ sơ, tài liệu thời kỳ lực lượng cách mạng giành được chính quyền và thành lập Ủy ban cách mạng lâm thời đến trước kháng chiến chống Mỹ. Thành phần tài liệu chủ yếu là những văn bản hành chính gồm bốn khối: khối Tổng hợp, khối Nội chính, khối Công thương và khối Văn xã. Nội dung tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Ninh; sự lãnh đạo, chỉ đạo của tỉnh về việc xây dựng củng cố chính quyền, tổ chức cán bộ, thành lập các ty, ban, ngành, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; xây dựng phát triển kinh tế sau chiến tranh, công tác thủy lợi, chống lụt bão, khí tượng thủy văn; xây dựng cơ bản, trưng dụng và bồi thường ruộng đất, quản lý và phân phối ruộng đất; phát triển giao thông vận tải; quản lý tồn kho vật tư; nội thương, ngoại thương, vật giá, xây dựng hợp tác xã nông nghiệp … Ngoài ra, tài liệu thời kỳ này còn phản ánh công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ủy ban hành chính trong việc ổn định chính trị tư tưởng, văn hóa xã hội và đời sống của nhân dân sau chiến tranh, phát triển văn hóa, giáo dục, y tế, thương binh, xã hội…

Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã sắp xếp, bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho, thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu…theo quy định của pháp luật. Đặc biệt năm 2012 đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Ninh”, góp phần nâng cao và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ. Năm 2018, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tiến hành số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và mở rộng các hình thức khai thác giá trị tài liệu lưu trữ, nhất là phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh.

Trước thực trạng trên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh còn gặp một số tồn tại trong công tác quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như:

- Chưa tập trung giới thiệu khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975 của tỉnh tới công chúng thông qua các cuộc triển lãm; viết bài giới thiệu trên các trang thông tin điện tử theo chủ đề mang tính thời sự để phục vụ độc giả tìm hiểu các vấn đề qua tài liệu lưu trữ.

- Chưa đầu tư kinh phí để giải quyết triệt để các tài liệu đang bị xuống cấp, hư hỏng nặng như bị nhiễm axit, ố vàng, giòn, mủn...; kinh phí để biên dịch các tài liệu tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để phục vụ cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.

- Chưa đầu tư kinh phí để chỉnh lý nâng cấp khối tài liệu này theo đúng quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm xác định được giá trị của tài liệu lưu trữ (số năm cụ thể hoặc thời hạn bảo quản vĩnh viễn).

Để đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh cần phải giải quyết một số vấn đề sau:

Một là, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần có các văn bản hướng dẫn đánh giá lại giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đối với những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời; tiếp tục đầu tư kinh phí cho chỉnh lý nâng cấp khối tài liệu này tại kho Lưu trữ lịch sử. Từ đó, chúng ta có thể tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo từng khối/phông phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tới công chúng.

Hai là, Các Lưu trữ lịch sử cần tổ chức khoa học thông tin tài liệu, tăng cường điện tử hóa tài liệu lưu trữ và hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu khai thác thông tin để tránh giảm thiểu việc cung cấp sử dụng tài liệu gốc, giảm thời gian tra cứu của độc giả. Ngoài ra, các Lưu trữ lịch sử cần đẩy mạnh ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ như: bảo quản tài liệu lưu trữ, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, xây dựng các công cụ tìm kiếm tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.

Ba là, các Lưu trữ lịch sử tăng cường đổi mới nhiều phương pháp phát huy giá trị tài liệu như tổ chức phòng đọc trực tuyến, tổ chức triển lãm, xuất bản sách … để phục vụ độc giả; đa dạng các hình thức đưa tin bài; ứng dụng các kênh truyền thông mới; tích cực triển khai xây dựng các bộ phim, các ấn phẩm văn hóa có giá trị từ các tài liệu lưu trữ. Đây là một hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có tính chất tuyên truyền rộng rãi. Làm tốt công tác này sẽ nâng cao sự hiểu biết xã hội của các Lưu trữ, tăng cường sự hiểu biết của công chúng đối với tài liệu lưu trữ và đối với các Lưu trữ.

Bốn là, các Lưu trữ lịch sử cần quan tâm hơn nữa đến công tác tuyển chọn và đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ của cơ quan để tạo ra một thế hệ những cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên nghiệp. Đồng thời, các Lưu trữ lịch sử đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước, ở nước ngoài giữa các cơ quan lưu trữ với nhau, cũng như giữa các cơ quan lưu trữ với những cơ quan có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học về lưu trữ để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan này.

Năm là, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần có văn bản hướng dẫn đối với một số hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ.

Tóm lại, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên rất nhiều phương diện của đời sống xã hội. Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là không chỉ bảo quản an toàn, hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ mà còn phải tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ. Các Lưu trữ lịch sử được coi là những mỏ vàng văn hóa, nơi bảo quản rất nhiều những tài liệu có giá trị trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính vì vậy, các Lưu trữ lịch sử cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau để phát huy tối đa các giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống xã hội./.

Dương Thành Trung

Thống kê truy cập

Trực tuyến : 5030

Đã truy cập : 43497402