Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan

Theo đó, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau:

1. Nguyên tắc chung

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định;

- Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu (HĐXĐGTTL) của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ;

- Khi HĐXĐGTTL của cơ quan, tổ chức xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu.

2. Quy trình, thủ tục tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Việc xét và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục I, II).

Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong quá trình chỉnh lý tài liệu và trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản.

Bước 2: Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị.

Đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Dự thảo quyết định về việc thành lập HĐXĐGTTL (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập HĐXĐGTTL).

Bước 3: Thành lập HĐXĐGTTL thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị.

Bước 4: HĐXĐGTTL họp xét hủy tài liệu hết giá trị theo phương thức:

- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục III). Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

Bước 5: Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra.

- Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tình: Trình Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

- Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tình: Trình cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục IV);

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp HĐXĐGTTL.

Bước 6: Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ.

* Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị.

- Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Văn phòng Sở có trách nhiệm giúp Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy theo đề nghị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp chịu trách nhiệm thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy theo đề nghị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trách nhiệm quản lý;

- Phòng Nội vụ các huyện, thành phố chịu trách nhiệm giúp UBND các huyện, thành phố thẩm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện.

* Nội dung thẩm tra tài liệu hết giá trị.

- Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu hủy phải lập Danh mục tài liệu hết giá trị và gửi đầy đủ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị (thành phần hồ sơ nêu tại bước 5) về cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để thẩm định theo quy định;

- Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về thủ tục xét huỷ và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra;

- Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ đề nghị thẩm tra.

Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Căn cứ vào kết luận của HĐXĐGTTL và ý kiến thẩm tra của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị phải hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

- Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu;

- Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại;

- Trình cấp có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (Quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V), cụ thể:

+ Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;

+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện và các phòng chuyên môn thuộc huyện;

+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã;

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình.

Bước 8: Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

- Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VI);

- Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;

- Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VII).

Bước 9: Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp HĐXĐGTTL;

- Quyết định thành lập HĐXĐGTTL;

- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

- Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu có liên quan khác.

Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.

Đối với việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị. Việc hủy tài liệu điện tử hết giá trị phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.