Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục và Đào tạo

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành Giáo dục và Đào tạo áp dụng đối với 15 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

Nhóm I. Tài liệu chung về giáo dục và đào tạo

Nhóm II. Tài liệu về giáo dục mầm non

Nhóm III. Tài liệu về giáo dục phổ thông

Nhóm IV. Tài liệu về giáo dục thường xuyên

Nhóm V. Tài liệu về đào tạo trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm; đào tạo đại học, thạc sĩ, tiến sĩ; nghiên cứu khoa học        

Nhóm VI. Tài liệu về giáo dục quốc phòng và an ninh

Nhóm VII. Tài liệu về giáo dục dân tộc

Nhóm VIII. Tài liệu về kiểm định chất lượng giáo dục

Nhóm IX. Tài liệu về văn bằng, chứng chỉ

Nhóm X. Tài liệu về học phí, học bổng, chính sách hỗ trợ người học 

Nhóm XI. Tài liệu về công tác học sinh, sinh viên

Nhóm XII. Tài liệu về đào tạo với nước ngoài

Nhóm XIII. Tài liệu về công tác nhà giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục

Nhóm XIV. Tài liệu về cơ sở vật chất, thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em

Nhóm XV. Tài liệu về công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, dạy và học.

Theo đó, Thông tư quy định cụ thể thời hạn bảo quản đối với từng hồ sơ, tài liệu theo 2 mức:

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ cho đến khi tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế;

Tài liệu bảo quản có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ với thời hạn tính bằng số năm cụ thể hoặc khoảng thời gian nhất định (1 năm; 2 năm; 5 năm; 10 năm; 20 năm; 30 năm; hết khóa học; trả học sinh khi ra trường, chuyển trường, hoàn thành chương trình; 3 năm, 5 năm, 10 năm sau tốt nghiệp; theo hiệu lực văn bản).

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được áp dụng đối với các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo; cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên, các trường trung cấp sư phạm, trường cao đẳng sư phạm, trường đại học, các đại học, học viện, cơ sở giáo dục khác và các các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Khi xác định giá trị tài liệu cần phải bảo đảm các yêu cầu:

- Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức tại Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016.

- Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, cơ quan, đơn vị phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.

- Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định của pháp luật hoặc kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

- Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.