TỐI ƯU HÓA THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CÁC PHÔNG CỦA UBND HUYỆN GIA BÌNH

Thực hiện Chương trình công tác năm 2024, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tiến hành tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu đối với các phông của UBND huyện Gia Bình.

Tài liệu đưa ra tối ưu hóa gồm 16,75 mét giá thuộc các phông: phông HĐND huyện Gia Bình (giai đoạn 1999-2019, 34 hồ sơ,03 hộp, tương ứng 0,375 mét giá tài liệu), phông UBND huyện Gia Bình (giai đoạn 1999 - 2019, 531 hồ sơ, 116 hộp tương ứng 14,5 mét giá tài liệu), phông phòng Nội vụ huyện Gia Bình (giai đoạn 2000 - 2020, 108 hồ sơ, 12 hộp tương ứng 1,5 mét giá tài liệu) và phông phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Gia Bình (giai đoạn 2000 - 2008,09 hồ sơ, 03 hộp tương ứng 0,375 mét giá tài liệu). Khi được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, các phông trên nhiều hồ sơ chưa được biên mục hoặc biên mục nhưng chưa đầy đủ, sai thông tin văn bản trong hồ sơ gây khó khăn cho công tác tra tìm, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu. Do đó, từ giữa tháng 5 đến nay Trung tâm đã rà soát lại thành phần hồ sơ, tài liệu trong các phông của UBND huyện Gia Bình và tiến hành biên mục văn bản bằng máy vi tính, lưu trữ file riêng để quản lý.

Việc tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu là hoạt động thường niên của Trung tâm nhằm góp phần quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu cũng như kho tàng và trang thiết bị trong Kho Lưu trữ hiệu quả hơn.

Một số hình ảnh tối ưu hóa tài liệu:

Khối tài liệu thuộc các phông của UBND huyện Gia Bình được đưa ra tối ư hóa

Viên chức Trung tâm đang tiến hành rà soát thực tế thành phần hồ sơ, tài liệu tối ưu hóa

Viên chức Trung tâm đang tiến hành biên mục văn bản bằng máy vi tính