TRUYỀN THÔNG CHÍNH SÁCH Dự thảo Quyết định ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh

I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH VĂN BẢN

1. Cơ sở chính trị, pháp lý

1.1. Cơ sở chính trị

Ngày 09/11/2022, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành Nghị quyết số 27-NQ/TW Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII về tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong giai đoạn mới (Nghị quyết số 27-NQ-TW), trong đó, đề ra một số nhiệm vụ và giải pháp trọng tâm như: “Hoàn thiện hệ thống pháp luật và cơ chế tổ chức thực hiện pháp luật nghiêm minh, nhất quán” (Mục 2 Phần III của Nghị quyết); “tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật và cơ chế tổ chức thực hiện pháp luật nghiêm minh, hiệu quả, bảo đảm yêu cầu phát triển đất nước nhanh và bền vững” (Mục 3 Phần IV của Nghị quyết);…

Ngày 24/01/2025, Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII đã có Kết luận số 121-KL/TW ngày 24/01/2025 về tổng kết Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả (Kết luận số 121-KL/TW). Trong đó, đã quán triệt nguyên tắc, yêu cầu và đề ra nhiệm vụ “tập trung các nguồn lực để tiếp tục khẩn trương hoàn thiện thể chế, cơ chế vận hành các cơ quan, đơn vị, tổ chức của hệ thống chính trị”, “rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản còn chồng chéo, bất cập cản trở sự phát triển, khơi thông các điểm nghẽn, tạo ra động lực mới cho phát triển” (Mục 1/1.5 Phần II của Kết luận),…

1.2. Cơ sở pháp lý

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 87/2025/QH15; Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11; Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14; Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chữ ký số; Nghị định số 113/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;Thông tư số 10/2016/TT-BTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành "Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành";

2. Cơ sở thực tiễn

Trước khi sáp nhập hai tỉnh Bắc Giang, Bắc Ninh, việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước được thực hiện theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 của UBND tỉnh Bắc Ninh (cũ) và Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang. Sau sáp nhập hai tỉnh, qua thực tiễn triển khai việc thực hiện Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND về cơ bản các cấp, các ngành đã thực hiện nghiêm túc, dần đi vào nề nếp và đạt nhiều kết quả tích cực, là công cụ pháp lý quan trọng để UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, đồng thời tạo sự đồng bộ, thống nhất trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước, đảm bảo phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, qua rà soát cho thấy một số nội dung không còn phù hợp như căn cứ pháp lý ban hành văn bản, phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng... 

Bên cạnh đó, ngày 12/6/2025 Quốc hội ban hàn Nghị quyết số 202/2025/QH15 về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, sắp xếp toàn bộ diện tích tự nhiên, quy mô dân số của tỉnh Bắc Giang và tỉnh Bắc Ninh thành tỉnh mới có tên gọi là Bắc Ninh; theo đó, việc sắp xếp lại đơn vị hành chính thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp có những thay đổi về tổ chức bộ máy, phân cấp và cơ chế quản lý nhà nước tại địa phương, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải rà soát, xây dựng, ban hành các văn bản pháp luật đáp ứng yêu cẫu thực tiễn. Đây là cơ sở quan trọng nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất và khả thi của hệ thống pháp luật áp dụng trên địa bàn tỉnh; đồng thời góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, tạo môi trường pháp lý minh bạch, ổn định cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân.

Vì vậy, để kịp thời có cơ sở pháp lý, đảm bảo sự đồng bộ về hệ thống văn bản, thống nhất trong việc áp dụng và thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh giữa các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh, cấp xã thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, đảm bảo thông suốt, hiệu quả. Việc ban hành “Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh” (thay thế Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang) là cần thiết để làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất theo quy định và phù hợp với các quy định hiện hành.

II. MỤC ĐÍCH BAN HÀNH, QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO VIỆC XÂY DỰNG DỰ THẢO QUYẾT ĐỊNH

1. Mục đích ban hành văn bản

Việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh nhằm quy định cụ thể các nội dung về tiếp nhận, đăng ký, xử lý, phát hành, quản lý văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.

2. Quan điểm chỉ đạo việc xây dựng dự thảo văn bản

Việc xây dựng dựng, ban hành Quyết định đảm bảo cụ thể hóa chủ trương, đường lối của đảng; nội dung của dự thảo Quy chế phải phù hợp với đặc điểm, tình hình của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh và phải tuân thủ các quy định về quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các quy định hiện hành khác.

III. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG DỰ THẢO

Thực hiện Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 01/8/2025 của UBND tỉnh,  Sở Nội vụ xây dựng Dự thảo Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh trên cơ sở kế thừa nội dung Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, rà soát, chỉnh sửa một số nội dung phù hợp với quy định hiện hành và gửi xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị, địa phương. Đồng thời đề nghị đăng tải Dự thảo lấy ý kiến nhân dân trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh và đăng tải Cổng thông tin điện tử của Sở theo quy định.

Sau khi có văn bản thẩm định của Sở Tư pháp tại Báo cáo số ..../BC-STP ngày ../../2025, Sở Nội vụ đã có Báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo Quyết định.

Dự thảo Quyết định đã được Văn phòng UBND tỉnh thẩm tra ngày…/10/2025. Trên cơ sở ý kiến thẩm tra của Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ đã tiếp thu, hoàn chỉnh hồ sơ dự thảo Quyết định.

IV. BỐ CỤC VÀ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA DỰ THẢO

1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1.1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử; quy trình tiếp nhận, đăng ký, xử lý văn bản đến trên Hệ thống; phát hành văn bản điện tử; quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; quản lý, lưu trữ văn bản điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

1.2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với UBND tỉnh và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp xã và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc (gọi chung là các cơ quan, đơn vị).

2. Bố cục Dự thảo

a) Dự thảo Quyết định 03 Điều, gồm:

- Điều 1: Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh;

- Điều 2: Quy định thời gian có hiệu lực của Quyết định;

- Điều 3: Quy định các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành Quyết định.

b) Dự thảo Quy chế gồm: 03 Chương 22 Điều. Cụ thể như sau:

- Chương I: Quy định chung; gồm có 07 Điều (từ Điều 01 đến Điều 07); quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng; nguyên tắc, yêu cầu gửi nhận văn bản điện tử.

- Chương II: Quy định cụ thể quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; gồm có 07 Điều (từ Điều 08 đến Điều 14);

- Chương III: Tổ chức thực hiện; gồm có 08 Điều (từ Điều 15 đến Điều 22); quy định trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, tổ chức, điều khoản thi hành.

V. NHỮNG NỘI DUNG BỔ SUNG MỚI SO VỚI DỰ THẢO VĂN BẢN GỬI THẨM ĐỊNH: Không.

VI. DỰ KIẾN NGUỒN LỰC, ĐIỀU KIỆN BẢO ĐẢM CHO VIỆC THI HÀNH VĂN BẢN VÀ THỜI GIAN TRÌNH THÔNG QUA/BAN HÀNH

1. Dự kiến nguồn lực, điều kiện bảo đảm cho việc thi hành

Sau khi dự thảo được UBND tỉnh xem xét, ban hành, các cơ quan, đơn vị, UBND cấp xã sẽ tổ chức quán triệt, phổ biến và triển khai kịp thời tại cơ quan, đơn vị, địa phương mình quản lý. Những quy định trong dự thảo Quyết định về cơ bản không làm phát sinh thêm các yêu cầu phải đáp ứng nguồn lực về tài chính và nhân lực, mà chỉ cần sử dụng nguồn lực, bộ máy tổ chức hiện có để triển khai thực hiện Quyết định sau khi có hiệu lực thi hành.

2. Dự kiến thời gian trình ban hành

Sở Nội vụ dự kiến trình UBND tỉnh xem xét, thông qua tại kỳ họp tháng 10 năm 2025 để kịp thời tổ chức triển khai thực hiện trên phạm vi toàn tỉnh.