Hướng dẫn quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh

Trên cơ sở của Luật Lưu trữ, ngày 03/01/2013 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Trong nội dung của Nghị định này đã dành Chương V quy định về thẩm quyền, thủ tục, cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Theo quy định của pháp luật hiện hành, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chính là một trong những điều kiện cần thiết để các tổ chức, cá nhân đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ. Vì vậy, thực hiện tốt việc cấp và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng chính là giúp cơ quan quản lý nhà nước quản lý tốt hơn về hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Cũng trên cơ sở của Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 01/10/2014, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Thông tư ra đời đã tạo được hành lang pháp lý quan trọng đối với việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở nước ta hiện nay. Nội dung của Thông tư quy định tương đối đầy đủ các vấn đề liên quan đến: quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thẩm quyền, nội dung kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cấp, cấp lại và thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; trách nhiệm của các cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ; biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Bên cạnh đó, ngày 28/5/2015 Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ đã phối hợp ban hành Thông tư liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV về việc ban hành Quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp sau khi đăng ký thành lập. Đây là văn bản có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện nói riêng, trong đó có doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ. Đây là cơ sở để Sở Nội vụ các tỉnh triển khai hoạt động công khai thông tin doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý và xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra hàng năm doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh, để trình UBND tỉnh phê duyệt; đồng thời phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý các hành vi vi phạm trong doanh nghiệp.

Ngoài những văn bản quản lý chúng về hoạt động dịch vụ lưu trữ, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương cũng ban hành được một số văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ…

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ triển khai các quy định về tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ cho các cá nhân đủ điều kiện; các quy định về thủ tục cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; là căn cứ để tiến hành thanh tra, kiểm tra chất lượng cung cấp các loại dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý. Ngoài ra, các văn bản này cũng là cơ sở để các cơ quan, tổ chức xây dựng các đề án về giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống và xây dựng các kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ, kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ…

Để thống nhất thực hiện quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh đúng quy định của pháp luật, hạn chế được các sai phạm trong quá trình tham gia hoạt động dịch vụ và nâng cao được chất lượng dịch vụ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ, Sở Nội vụ Bắc Ninh hướng dẫn các cơ quan, tổ chức một số nội dung trong công tác quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ như sau:

Đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ

Thứ nhất, phải đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ

Các tổ chức, cá nhân đang hoạt động dịch vụ lưu trữ có trụ sở và hộ khẩu thường trú tại tỉnh Bắc Ninh đến đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh. Hồ sơ đăng ký gồm:

- Đối với tổ chức:

+ Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết thành lập của cơ quan có thẩm quyền;

+ Danh sách người hành nghề lưu trữ kèm bản sao có chứng thực Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của người tham gia thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

+ Tài liệu chứng minh có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

- Đối với cá nhân hành nghề độc lập:

+ Bản sao có chứng thực hộ khẩu thường trú;

+ Bản sao có chứng thực Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

+ Tài liệu chứng minh có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Hình thức đăng ký: Các tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Thứ hai, phải báo cáo hoạt động dịch vụ lưu trữ

Các tổ chức, cá nhân đang hoạt động dịch vụ lưu trữ có trụ sở, hộ khẩu thường trú tại tỉnh Bắc Ninh có trách nhiệm báo cáo Sở Nội vụ Bắc Ninh qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo cáo (theo phụ lục I Công văn số 45/SNV-CCVTLT ngày 21/01/2020 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh).

Thời hạn gửi báo cáo: trước ngày 10/01 của năm liền sau năm báo cáo.

Đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ

Trước khi ký hợp đồng sử dụng các dịch vụ lưu trữ cần thẩm định năng lực, chuyên môn của tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ. Nếu cần xin ý kiến về chuyên môn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thì gửi văn bản kèm 01 hồ sơ năng lực của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đề nghị Sở Nội vụ Bắc Ninh thẩm định.

Trước khi nghiệm thu hợp đồng dịch vụ lưu trữ có văn bản gửi Sở Nội vụ Bắc Ninh (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đề nghị phối hợp tham gia thẩm định kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ để đảm bảo chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ lưu trữ.

Báo cáo tình hình sử dụng dịch vụ lưu trữ từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo cáo (theo phụ lục II Công văn số 45/SNV-CCVTLT ngày 21/01/2020 của Sở Nội vụ) gửi về Sở Nội vụ Bắc Ninh (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ); thời hạn gửi báo cáo: trước ngày 10/01 của năm liền sau năm báo cáo.

Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ

Tiếp nhận hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Theo dõi, tổng hợp, báo cáo số lượng, chất lượng việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Thẩm định năng lực chuyên môn và kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ; gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ về kết quả thẩm định.