Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh

Quy chế gồm 04 chương, 25 điều, quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Theo đó, tất cả các loại văn bản đi/đến của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản điều hành tỉnh Bắc Ninh (đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước, văn thư cơ quan, đơn vị chỉ đăng ký các trường thông tin bắt buộc phải điền của văn bản để lấy số và không đưa nội dung văn bản lên hệ thống QLVBĐH), trừ trường hợp Bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử. Tài khoản truy nhập hệ thống QLVBĐH đồng bộ dùng chung với tài khoản thư điện tử công vụ.

Quy chế cũng quy định các nội dung, như: Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; các hành vi bị nghiêm cấm; các quy định về văn bản điện tử (khuôn dạng, bộ mã ký tự tiếng Việt, giá trị pháp lý của văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số, nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử, hình thức, thời điểm gửi nhận văn bản điện tử); Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử;…

Theo đó, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản hành chính thông thường thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Định dạnh tệp dữ liệu của văn bản điện tử: Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.jpg), (.jpeg), (.gif), (.bmp). (.png); Văn bản điện tử số hoá dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf); về đặt tên tệp dữ liệu;

Bộ mã ký tự tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử dùng cho việc gửi, nhận văn bản điện tử phải là bộ mã ký tự tiếng Việt theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode).

Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và cơ quan, đơn vị ban hành văn bản tuân thủ quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.

 Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống QLVBĐH tuân thủ quy định tại Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử quy định tại Điều 6 và Chương III của Quy chế (từ Điều 16 Điều 20).

Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Nội vụ có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện Quy chế trên toàn tỉnh; Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho cán bộ văn thư, cán bộ chuyên môn các cơ quan, đơn vị về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử; Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các tiêu chí đánh giá trong việc xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện tốt Quy chế này.

Ngoài ra, Quy chế cũng quy định trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh, của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 04/11/2019.

Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc áp dụng chữ ký số trong các hoạt động hành chính nói chung và trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh nói riêng, qua đó góp phần triển khai hiệu quả chủ trương của Chính phủ và Uỷ ban nhân dân tỉnh về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.