Quy định hiện hành về xác định giá trị tài liệu ngành hải quan

Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu:  Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu: Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định trên có giá trị như bản gốc.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ 2011; Điều 10 Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 17/11/2016 của Bộ Tài chính.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu, giúp việc cho người đứng đầu cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng quy định:

Tại Tổng cục: Chủ tịch Hội đồng (Lãnh đạo Tổng cục); Thư ký Hội đồng (Người làm lưu trữ của cơ quan); Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Tại các Cục Hải quan ở các tỉnh, thành phố: Chủ tịch Hội đồng (Lãnh đạo Cục); Thư ký Hội đồng (Người làm lưu trữ của cơ quan); Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Tại các Chi cục: Chủ tịch Hội đồng (Chi cục trưởng); Thư ký Hội đồng (Người làm lưu trữ của cơ quan); Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Phương thức làm việc của Hội đồng: Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải ghi vào biên bản cuộc họp để trình Thủ trưởng đơn vị quyết định; Hội đồng tự giải thể khi công việc hoàn thành.

Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật.

Danh mục các quy định hiện hành về xác định giá trị tài liệu ngành hải quan:

- Luật Hải quan năm 2014;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;

- Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức;

- Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26/3/2014 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;

- Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/04/2017 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan.