Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung Tâm Lưu trữ lịch sử

Trung tâm Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở, người làm việc và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật; có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý toàn diện, trực tiếp của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang bảo quản 46 phông lưu trữ với hơn 600 mét giá tài liệu từ 1947-2018, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, đây là nguồn tài liệu lưu trữ quý giá, không những có giá trị với các cơ quan, tổ chức của tỉnh trong việc nghiên cứu lịch sử, đúc rút kinh nghiệm để xây dựng chiến lược, kế hoạch về kinh tế, văn hóa trong tương lai mà có ý nghĩa quan trọng đối với việc giáo dục thế hệ trẻ. Đặc biệt, đây cầu nối trực tiếp giữa quá khứ và hiện tại góp phần to lớn cho sự nghiệp xây dựng, kiến thiết đất nước và tỉnh nhà. Việc số hoá tài liệu là xu thế phát triển chung phù hợp với sự phát triển của công nghệ và tạo điều kiện thuật lợi cho việc bảo quản, quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện số hóa 24 phông lưu trữ tương đương: 1.543.553 trang tài liệu, giúp cho việc cung cấp, sử dụng thông tin được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử phải có Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ được hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định.

Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu lưu trữ

Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng; tài liệu đặc biệt quý, hiếm: chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

Sao, chứng thực tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu tại phòng đọc; Khai thác, sử dụng tài liệu số hóa; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần trong giờ hành chính (trừ các ngày nghỉ, ngày lễ, tết theo quy định).

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử đề nghị liên hệ địa chỉ: Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh, đường Lê Hồng Phong, phường Kinh Bắc, thành phố Bắc Ninh. Số điện thoại liên hệ: 02223821690