Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu bảo hiểm xã hội

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Quyết định số 1556/QĐ-BHXH ngày 25/10/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cụ thể:

Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành quy định riêng về thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam.

 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam được quy định gồm hai mức sau:

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Tài liệu bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định có thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm.

Quyết định số 1556/QĐ-BHXH quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam, áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc hệ thống BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, BHXH quận, huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam áp dụng đối với 21 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp;

Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án;

Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ;

Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương;

Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán;

Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản;

Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế;

Nhóm 8. Hồ sơ, tài liệu pháp chế;

Nhóm 9. Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng;

Nhóm 10. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học;

Nhóm 11. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu công nghệ thông tin;

Nhóm 12. Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và kiểm toán nội bộ;

Nhóm 13. Hồ sơ, tài liệu báo chí, truyền thông;

Nhóm 14. Hồ sơ, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ;

Nhóm 15. Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN;

Nhóm 16. Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ BHYT;

Nhóm 17. Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, BHYT, BHTN;

Nhóm 18. Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến, dược, vật tư y tế;

Nhóm 19. Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BHTN;

Nhóm 20. Hồ sơ, tài liệu của Hội đồng Quản lý;

Nhóm 21. Tài liệu tổ chức Đảng, và các Đoàn thể cơ quan.

Theo đó, những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn gồm: Tập lưu quyết định, quy định, quy chế; Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Ngành, cơ quan; Hồ sơ xây dựng Danh mục bí mật nhà nước; Hồ sơ mẫu dấu của cơ quan, đơn vị; Hồ sơ xây dựng quy định, văn bản hướng dẫn về BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ xây dựng Kế hoạch thuộc lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN; Báo cáo kết quả thực hiện dài hạn, trung hạn, hằng năm; Hồ sơ xây dựng hệ thống mã số quản lý người tham gia BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ báo cáo Chính phủ, Bộ, ngành trong tổ chức thực hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ báo cáo Hội đồng Quản lý BHXH Việt Nam trong tổ chức thực hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN…..

Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được xác định theo số năm cụ thể:

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 05 năm gồm: Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của Ngành, cơ quan, đơn vị theo quý, tháng; Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì; Báo cáo thống kê, tổng hợp, thống kê chuyên đề theo quý, tháng; Hồ sơ đổi, cấp lại thẻ BHYT...

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 10 năm gồm: Tập văn bản đến của các cơ quan cấp trên, các cơ quan, tổ chức khác gửi đến để biết; Hồ sơ phát động, tổ chức thực hiện phong trào thi đua; Hồ sơ tham gia BHYT; Hồ sơ giám định lại BHYT…

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 20 năm gồm: Sổ sách, sổ đăng ký văn bản đến; Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch chung của ngành, đơn vị 9 tháng, 6 tháng; Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức; Sổ theo dõi công tác BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ rà soát sổ BHXH, thẻ BHYT; Sổ, tài liệu thống kê số liệu thuộc lĩnh vực đầu tư quỹ…

Hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản 50 năm gồm: Tập lưu công văn; Hồ sơ xây dựng văn bản đôn đốc, chỉ đạo tăng cường công tác quản lý và giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN…

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm gồm: Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ; Hồ sơ kỷ luật cán bộ; Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH; Số, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ; Hồ sơ phối hợp thực hiện thu, thu nợ BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ phối hợp trong việc chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN....

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần phải bảo đảm các yêu cầu như: Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức tại Quy định ban hành kèm Quyết định số 1556/QĐ-BHXH; khi tiến hành lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời, lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định; đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.