Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh

Thực trạng quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Ngày 17/5/2019 Sở Nội vụ trình UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Quyết định số 753/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc phê duyệt thủ tục hành chính được lập sơ đồ, quy trình giải quyết của Sở Nội vụ tiếp nhận tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh, trong đó có thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đến nay, Bắc Ninh cấp được 05 Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, trong đó 04 Chứng chỉ hành nghề chỉnh lý tài liệu lưu trữ và 01 Chứng chỉ hành nghề số hóa tài liệu. Tuy nhiên, do chưa có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ, quản lý giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; chưa có chế tài xử lý các trường hợp vi phạm; các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa chủ động báo cáo Sở Nội vụ nên chưa có số liệu chính xác của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ và số lượng hợp đồng, chất lượng thực hiện hợp đồng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Ngoài ra, tỉnh Bắc Ninh được tái lập từ ngày 01/01/1997, các cơ quan, tổ chức mới được thành lập, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không nhiều, nhu cầu chỉnh lý tài liệu còn hạn chế; các tổ chức, cá nhân đăng ký hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh còn ít. Do vậy, công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh chưa được tiến hành.

Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quản lý đối với Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Tăng cường sự phối hợp với các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ:

Phối hợp trong việc thẩm định năng lực chuyên môn của các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ: Trước khi ký hợp đồng dịch vụ lưu trữ với các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ, các cơ quan cần thẩm định năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ. Trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến Chi cục Văn thư - Lưu trữ về năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ (gửi kèm theo 01 bộ hồ sơ năng lực).

Phối hợp trong việc kiểm tra giám sát nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch vụ lưu trữ. Sau khi ký hợp đồng, các cơ quan, tổ chức gửi hồ sơ (bản sao) về Chi cục Văn thư - Lưu trữ để theo dõi quản lý, gồm: Hợp đồng cung cấp chỉnh lý tài liệu; Phương án thực hiện chỉnh lý tài liệu; Hồ sơ năng lực (trường hợp cơ quan, tổ chức thẩm định năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ).

Trong thời gian thực hiện hợp đồng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ tiến hành kiểm tra nhằm đảm bảo việc thực hiện cung cấp dịch vụ lưu trữ đúng quy định, đạt hiệu quả và chất lượng.

Trước khi ký nghiệm thu kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ với các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ, các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ cần có văn bản đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp, kiểm tra kết quả cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ để đảm bảo chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ lưu trữ.

Mở các lớp bồi dưỡng nâng cao kỹ năng, năng lực cho đội ngũ lao động thực hiện dịch vụ lưu trữ nhằm đảm bảo kết quả dịch vụ lưu trữ

Xây dựng và vận hành cơ chế hợp tác giữa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và doanh nghiệp trong đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực lao động thực hiện dịch vụ lưu trữ.

Định kỳ hàng năm tổ chức các Hội nghị, Hội thảo về các nội dung dịch vụ lưu trữ để trao đổi kinh nghiệm.

Hiện nay, hành lang pháp lý về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ đã có nhưng vẫn chưa đầy đủ, còn vướng mắc và bất cập dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện. Do vậy, các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở trung ương cần sớm sửa đổi, bổ sung, xây dựng và ban hành các văn bản khác nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý để quản lý vấn đề này được tốt hơn, cụ thể như:

Thứ nhất, sửa đổi bổ sung một số nội dung trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ như:

Quy định cụ thể về trình độ chuyên môn đối với từng lĩnh vực hành nghề trong hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 20, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP), cụ thể: Đối với các dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng… phải có bằng tốt nghiệp các chuyên ngành ở trình độ đại học, cao đẳng hay trung cấp; Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu chỉ cần tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên.

Quy định rõ điều kiện cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với các trường hợp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã hết giá trị thời hạn sử dụng, cần phải có Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền công nhận như cấp lần đầu.

Thứ hai, đề nghị ban hành: Nghị định xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực Nội vụ, trong đó quy định xử phạt vi phạm hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là đối với các tổ chức, cá nhân tham gia hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; “Quy chế mẫu kiểm tra, giám sát và nghiệm thu hợp đồng dịch vụ lưu trữ” (áp dụng với các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ);….; Nghị định quy định về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức.