Thủ tướng Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng
Theo Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử được quy định cụ thể ở cấp tỉnh như sau:
Quy định chung: Con dấu hết giá trị sử dụng được quy định là con dấu ướt của các cơ quan, tổ chức khi đổi tên, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc nhiệm vụ.
Nguyên tắc quản lý con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức: Việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý con dấu; Việc quản lý và cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng để nghiên cứu lịch sử được thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (gọi tắt là Trung tâm Lưu trữ lịch sử) và phải bảo đảm an toàn, đúng mục đích, thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện phục vụ nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng.
Con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức phải bàn giao về Trung tâm Lưu trữ lịch sử để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử bao gồm: Con dấu của Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; Con dấu của Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Con dấu của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Con dấu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Con dấu của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.
Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý con dấu hết giá trị sử dụng. Đối với cơ quan, tổ chức đổi tên, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể và chấm dứt hoạt động: Không làm mất mát, hư hỏng con dấu; Giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hết giá trị sử dụng cho cơ quan đăng ký mẫu dấu theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Đối với cơ quan đăng ký mẫu dấu: Thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức khi có quyết định đổi tên, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể và chấm dứt hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Thông báo, bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng cho Lưu trữ lịch sử tỉnh tại cơ quan Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày thu hồi con dấu. Việc bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng được lập thành Biên bản bàn giao (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục Công văn số 30/SNV-CCVTLT ngày 14/01/2020 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn giao nộp, quản lý và sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức).
Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu; Vệ sinh, bảo quản an toàn con dấu hết giá trị sử dụng; Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về con dấu hết giá trị sử dụng; Cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng phục vụ nghiên cứu lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định và thống kê, giao, nhận bằng sổ sách đầy đủ.
Thẩm quyền quản lý và cho phép cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức để nghiên cứu lịch sử: Trung tâm Lưu trữ lịch sử quản lý con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cho phép cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử do mình quản lý theo đúng quy định của pháp luật.
Trình tự xét duyệt cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức để nghiên cứu lịch sử:
Cơ quan, tổ chức có nhu cầu nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng phải có văn bản gửi Trung tâm Lưu trữ lịch sử, trong đó nêu rõ thời gian, mục đích và nội dung nghiên cứu. Cá nhân có nhu cầu nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử phải có một trong những giấy tờ sau: thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Người đại diện cơ quan, tổ chức và cá nhân khi đến nghiên cứu con dấu hết giá trị sử dụng thực hiện đăng ký yêu cầu nghiên cứu theo quy định tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử xét duyệt yêu cầu nghiên cứu của cơ quan, tổ chức, cá nhân và quyết định cho phép cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng. Thời hạn xét duyệt và thông báo kết quả xét duyệt là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu.
