Hướng dẫn về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Do đó, đây là một trong những hoạt động quan trọng của hoạt động lưu trữ. Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ.

Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định cụ thể trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”.

Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ:

“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật”.

Điểm c, khoản 1 Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử quy định: “c) Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả”.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ gồm các nội dung sau:

Một là, về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp và đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức mình. Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Hai là, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ

- Phương pháp sắp xếp: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp xếp tài liệu lên giá; sắp xếp giá trong kho một cách khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ.

- Chế độ kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ: Thủ trưởng cơ quan cần ban hành nội quy, quy chế quản lý việc ra vào kho; quy định tổ chức sử dụng tài liệu, trong đó có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu; kiểm tra theo dõi việc xuất nhập tài liệu; chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản lý, bảo quản tài liệu; chế độ vệ sinh kho và tài liệu định kỳ;.…

Ba là, về trang thiết bị kỹ thuật bảo quản

Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, cặp, hộp; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, máy hút bụi, hệ thống camera quan sát, trang bị vận chuyển… Những trang thiết bị kỹ thuật bảo quản này giúp hạn chế các tác nhân gây hại tài liệu lưu trữ: tác động của nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm (chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt, ba đuôi),... ; ảnh hưởng do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu; sự lão hóa và tự hủy theo thời gian của tài liệu lưu trữ; …

Bốn là, về xử lý kỹ thuật bảo quản

- Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng các biện pháp: Thông gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu.

- Phòng chống và diệt nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, xông khí, thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị, đảm bảo môi trường kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ,… Chú ý khi tiến hành khử trùng, xông khí cần theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn nhằm tránh gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng độc hại cho người làm lưu trữ.

- Phòng chống côn trùng gây hại: Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng gây hại cần có phương án xử lý phù hợp cho từng loại côn trùng.

- Phòng chống cháy: Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn về điện trong kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định.

Năm là, tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ cần được phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị, thống kê, khảo sát tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có nguy cơ hư hỏng cần có giải pháp tu bổ, phục chế. Tu bổ và phục chế tài liệu chỉ áp dụng đối với tài liệu lịch sử, tài liệu có giá trị cao, không áp dụng đối với tài liệu hiện hành.

Tu bổ tài liệu lưu trữ là sửa chữa tài liệu lưu trữ bị hư hỏng. Tu bổ tài liệu lưu trữ thuộc quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm sửa chữa vật mang tin tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Tùy theo các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau và mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ mà áp dụng các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy…

Phục chế tài liệu là tái tạo, phục hồi lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng quá nặng không thể sửa chữa được.

Nhiệm vụ của phục chế, khác với tu bổ, sửa chữa tài liệu là phải khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu chính xác của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng chất liệu của tài liệu gốc. Trong quá trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự thêm các thông tin.