Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ

Thông tư có 6 điều, Phụ lục ban hành kèm theo là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ, Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 03/02/2020.

Theo Thông tư, các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực khoa học và công nghệ phải được bảo quản và thời hạn bảo quản được quy định hai mức như sau:

-  Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn quy định của pháp luật về lưu trữ.

-  Bảo quản có thời hạn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 70 năm.

Theo đó, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ được áp dụng đối với 7 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu quản lý khoa học và công nghệ;

Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;

Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học;

Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu phát triển công nghệ;

Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ;

Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng;

Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử.

Cụ thể, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng kết điều tra khảo sát; hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ nước ngoài tại Việt Nam; hồ sơ, tài liệu đánh giá, nghiệm thu, công nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ; hồ sơ, tài liệu thực hiện các nội dung phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp quốc gia, cấp bộ, cấp tỉnh; hồ sơ, tài liệu nghiệm thu chính thức nhiệm vụ nghiên cứu khoa học; hồ sơ, tài liệu sản xuất thử nghiệm các sản phẩm vật liệu mới, công nghệ mới; hồ sơ, tài liệu đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp đối với sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, thiết kế bố trí; hồ sơ, tài liệu đăng ký sử dụng phụ gia không thông dụng …

Các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 50 năm gồm: Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ; Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ trong nước; Hồ sơ, tài liệu khảo sát, điều tra, đánh giá hoạt động ứng dụng, chuyển giao và đổi mới công nghệ cấp bộ, cấp tỉnh; hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép chuyển giao công nghệ; Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu, đề xuất mô hình quản lý và cơ chế khai thác sáng chế…

Ngoài ra, một số loại hồ sơ, tài liệu khác được bảo quản trong thời hạn 5 năm, 7 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, 30 năm.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ được sử dụng làm căn cứ để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ. Khi xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu:

-   Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn thời hạn bảo quản quy định tại Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN

-   Khi tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định trong Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN

-   Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ thì cơ quan, đơn vị có thể vận dụng mức thời hạn bảo quản của nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Bảng thời hạn và các quy định của pháp luật về lưu trữ để xác định.