Sở Nội vụ Bắc Ninh làm việc với Đoàn kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Cùng dự hội nghị có lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng Sở; UBND và Phòng Nội vụ cấp huyện có liên quan trong tỉnh.

Theo nội dung chương trình công tác, Đoàn đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 5 cơ quan: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm hành chính công, UBND thành phố Bắc Ninh và UBND thị xã Từ Sơn.

Tại các cơ quan, Đoàn đã tập trung kiểm tra các nội dung: công tác chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ; việc tổ chức, biên chế, chế độ chính sách và trình độ chuyên môn của người làm văn thư, lưu trữ; tình hình thực hiện các nghiệp vụ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; việc thu thập, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, số hóa, bảo quản cơ sở dữ liệu và thực trạng lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Qua kiểm tra thực tế và tài liệu được cung cấp, Đoàn kiểm tra đánh giá cao sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo các cấp, các ngành của tỉnh đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng. UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh.  Đồng thời, Sở Nội vụ đã ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử cho các cơ quan tổ chức như: hướng dẫn thực hiện tạo lập hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản điều hành; hướng dẫn triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư…Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh được quan tâm thường xuyên. Đồng thời, thông qua các lớp tập huấn, giới thiệu văn bản trên trang thông tin điện tử…để tuyên truyền phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó, nhiều cơ quan, tổ chức đã thực hiện tốt và có chuyển biến về nhận thức, xác định rõ nhiệm vụ, vị trí, vai trò và ý nghĩa công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý, điều hành.

263/263 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã bố trí công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; bước đầu đã đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ chuyên môn.

Ngoài ra, qua kiểm tra, các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử; quản lý văn bản đi, đến điện tử; quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật được thực hiện theo đúng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được xây dựng, vận hành đảm bảo các chức năng cơ bản theo quy định về quản lý văn bản đi, đến; kết nối liên thông và gửi nhận văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, đến nay đã tiến hành số hoá 24 phông lưu trữ, với tổng số 1.272 hộp, 7.151 hồ sơ, 1.478.000 trang tài liệu nền giấy của các phông lưu trữ trong Kho lưu trữ lịch sử, qua đó giúp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng, đáng ứng kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của tổ chức, nhân dân và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan trong tỉnh còn một số hạn chế, cần được khắc phục như: Một số cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn chậm; việc tiếp cận các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ  văn thư, lưu trữ của cán bộ văn thư, cán bộ chuyên môn còn hạn chế nên việc thực hiện chưa được hiệu quả; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn hạn chế; hệ thống quản lý văn bản và điều hành chưa đáp ứng được cho nghiệp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan;phần mềm số hóa tại Lưu trữ lịch sử tỉnh triển khai chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quy định theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Nghị định số 30/NĐ-CP.

Sau khi nghe báo cáo, các đại biểu đã tham luận làm rõ những kết quả đã đạt được, những khó khăn, vướng mắc cũng như đề xuất các giải pháp giúp khắc phục trong thời gian tới để công tác văn thư, lưu trữ dần đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, đồng chí Đỗ Văn Thuận, Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ghi nhận và đánh giá cao những kết quả mà tỉnh Bắc Ninh đã đạt được, cũng như sự quan tâm lãnh đạo chỉ đạo của các cấp lãnh đạo tỉnh trong công tác văn thư, lưu trữ. Đồng chí cũng nhấn mạnh một số vấn đề tỉnh quan tâm hơn nữa như: về công tác chỉ đạo, điều hành, cần kịp thời cập nhật các quy định mới, rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo hướng chuẩn hóa; tăng cường bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là trình độ công nghệ thông tin; chủ động nâng cấp hệ thống quản lý văn bản điều hành và phần mềm số hóa theo các quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Phát biểu kết luận hội nghị, đồng chí Trần Trung Chính, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tiếp thu các ý kiến của Đoàn kiểm tra tại hội nghị để thời gian tới tỉnh tiếp tục triển khai, khắc phục những khó khăn, tồn tại. Trong đó, tỉnh sẽ tiếp tục quan tâm bố trí đội ngũ cán bộ lưu trữ ở các cấp, các ngành; tăng cường công tác bồi dưỡng, tập huấn; tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, điều kiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ; rà soát lại các văn bản, cập nhật các quy định mới, tham mưu hoàn thiện hệ thống quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ điện tử; cũng như tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ để để công tác văn thư - lưu trữ đạt hiệu quả hơn nữa.