Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư
Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về công tác văn thư. Nghị định có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Về phạm vi điều chỉnh. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.
- Về đối tượng áp dụng. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước (bao gồm cả đơn vị vũ trang nhân dân) và doanh nghiệp nhà nước ( Nghị định số 110/2004/NĐ-CP không điều chỉnh đối với doanh nghiệp nhà nước) .
- Giải thích từ ngữ. Điểm mới trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích rõ những từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư như:
Văn bản; Văn bản chuyên ngành; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản thảo văn bản; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản giấy; Bản sao y; Bản sao lục; Bản trích sao; Danh mục hồ sơ; Hồ sơ; Lập hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Văn thư cơ quan.
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:
+ Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;
+ Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
- Tên loại và số lượng văn bản hành chính. Tên loại và số lượng các loại văn bản hành chính. Có 29 loại, cụ thể:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản (Phiếu báo) và bớt 04 loại văn bản (Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ).
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Về cơ bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐ-CP; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện.
Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được quy định: Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.
- Soạn thảo và ký ban hành văn bản
+ Về soạn thảo văn bản: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.
+ Về ký ban hành văn bản: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.
+ Về việc ký ban hành văn bản đối với cơ quan khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản đi
+ Cấp số văn bản: Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
+ Về lưu văn bản đi điện tử. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Đối với các cơ quan có Hệ thống đáp ứng theo quy định thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.Đối với các cơ quan chưa có Hệ thống đáp ứng theo quy định thì văn thư tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
+ Quản lý văn bản đến. Văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.
- Sao văn bản
+ Hình thức và các bản sao. Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức; Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao; Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
+ Thẩm quyền sao văn bản.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
- Kinh phí cho công tác văn thư.Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.
Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
